Счет-фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер или иное лицо, уполномоченное приказом (другим распорядительным документом) или доверенностью от имени компании*(1).

Поэтому для подписания электронных счетов-фактур необходимо:

1) определить лиц, которые будут подписывать электронные счета-фактуры (генеральный директор, главный бухгалтер или иное лицо);
2) издать приказ или выдать доверенность от имени компании на подписание счетов-фактур;
3) оформить сертификаты ключей электронных цифровых подписей на руководителя и главного бухгалтера (или иных лиц).

В отличие от подписания бумажного документа, в электронном документообороте присутствует третья сторона — оператор электронного документооборота. Это организация, которая обеспечивает обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Она предоставляет сертификаты ключей для подписания документа, обеспечивает обмен счетами-фактурами между компаниями.

Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота счетов-фактур выдаются организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования в информационных системах общего пользования. Соответственно оператор предоставляет техническую возможность уполномоченным лицам компании с помощью клика мышки подписать счет-фактуру.

Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по ТКС считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, а не дата подписания электронного счета-фактуры.

Е. Шестакова,
эксперт аудиторской компании «БИЗНЕС-СТУДИО»